Os 8 elementos necessários na comunicação com famílias

O papel da comunicação neste momento de aulas a distância e planejamento para a retomada das aulas presenciais é esclarecer, aproximar, acalmar e transmitir a qualidade do trabalho às famílias. Confira os 8 elementos que garantem uma melhor comunicação com famílias e responsáveis por estudantes.

Você gostaria de que a relação com as famílias estivesse equilibrada, contando com o apoio e confiança que elas sempre tiveram no trabalho da escola? É bem provável que sua escola esteja vivendo um período bastante conturbado, de queixas, questionamentos em relação às aulas a distância, pedidos de descontos ou até recusas de pagamento de mensalidade.

A despeito da situação real de dificuldades orçamentárias que algumas famílias estão vivendo, que as empurra de fato à inadimplência, a questão com as demais – que não enfrentam este problema – gira em torno da crença de que as escolas tiveram seus custos reduzidos ou que não estão entregando o contratado. 

Já pensou que garantia “entrega da promessa” pode estar por trás dos questionamentos e resistências das famílias?

Significa o seguinte pensamento: “eu tenho um contrato com a escola e quero ter certeza de que não haverá prejuízo na qualidade do ensino entregue (ou mesmo na carga horária), ou no desenvolvimento do meu(minha) filho(a)”. 

Então, o que é necessário garantir na entrega do serviço contratado e como comunicar da melhor maneira às famílias? Confira os oito elementos fundamentais para garantir uma comunicação mais efetiva e próxima das famílias de sua escola.

1. Alinhamento das decisões e encaminhamentos pedagógicos com as famílias

Transmitir clareza das medidas adotadas pela escola e de como ela está se programando para entregar a carga horária exigida, com qualidade.

2. Informação e transparência

Informar com constância e clareza tudo o que está acontecendo.

Canais mais indicados e frequência da comunicação:

Abrir o canal de comunicação, indicando e-mails dos responsáveis por cada assunto facilita o fluxo e resolução de dúvidas e problemas.

Você pode configurar respostas automáticas para que as famílias saibam que a solicitação foi recebida. Agregue um tom amigável, como: “Que bom que nos procurou! Logo te retornaremos”. Porém, alinhe expectativas nestas mensagens, deixando claro o que os pais, mães ou responsáveis podem esperar em termos de tempo de resposta.

As redes sociais podem ser usadas para mostrar as atividades realizadas, mas é essencial concentrar as mensagens essenciais nos canais oficiais.

A agenda digital ou aplicativos de comunicação escolar devem ser priorizados. Quem não conta com este recurso, a dica é usar ferramentas de e-mail marketing (MailChimp é uma ferramenta gratuita, por exemplo) que permitem se certificar do recebimento pelas famílias.

Garantir uma cadência de comunicação: nem tão frequente para não sobrecarregar, nem muito ausente. Comunicações semanais bem otimizadas talvez sejam um bom termo.

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3. Adesão, produtividade e engajamento de estudantes

Há pesquisas que mostram que a adesão às aulas no ensino superior, por exemplo, até cresceu em relação ao presencial. Na educação básica pode ocorrer o mesmo: alguns alunos até preferem não sair de casa e aderem mais. 

Aproveite fazer enquetes via Instagram (Stories) ou pesquisas rápidas via celular com os alunos, para saber: Quais os ganhos do ensino remoto na sua visão? O que mais te motiva em estudar da sua casa? 

Colete depoimentos de alunos nas atividades mais instigantes e onde houve maior engajamento ou ricas produções. 

Converse com famílias que você sabe que os filhos estão muito engajados e compartilhe bons exemplos.

Use estes depoimentos junto com estatística de frequência às aulas para reportar às famílias. 

4. Desempenho dos alunos e das alunas

Mostre como o desempenho do aluno e da aluna está sendo avaliado. Aproveite sinalizar os planos de avaliação que a escola irá adotar. Estas são as garantias que a família precisa neste momento.

Não espere o momento de reunião trimestral com responsáveis. Crie oportunidades de encontros virtuais para ir comunicando os resultados.

Confira: Como o Colégio Átrio organizou suas aulas e a comunicação com roteiros semanais

5. Esforços empreendidos e investimentos realizados pela escola

Busque suscitar a empatia reversa (da família para a escola), demonstrando todos os esforços adicionais que estão sendo empreendidos para garantir ensino de qualidade.

Mostre os investimentos extras que a escola está fazendo (em tecnologias e recursos de comunicação virtual, por exemplo).

6. Qualidade do trabalho realizado

Demonstre como a escola está fazendo a gestão da qualidade do ensino remoto e transmita as evidências. 

7. O tom da comunicação 

Proximidade, empatia, humanidade, um pouco de leveza (e até bom humor)! Mostre que você se importa com as famílias! Telefone, mande entregar um cartão ou umas flores a quem está doente. 

Desenvolva a sensibilidade na sua equipe para realmente entender o momento de cada família. A escolha das palavras neste momento de total distanciamento é crítica. Assim, transmitir um tom amigável e positivo é muito importante.

Algumas frases podem ajudar neste momento:

“Eu entendo quão preocupante, frustrante ou decepcionante deve ser….”

“Sinto muito que tenha acontecido. Deixe-me ver o que posso fazer para corrigir isso”

“Fico feliz em ajudar!”

8. Clareza nos papéis e responsabilidades

Sempre reforçar a mensagem do papel de cada um, para o alcance de bons resultados para o aluno.

Para concluir o que dissemos até aqui, ao cuidar dos aspectos a seguir, certamente os ânimos irão se acalmar e os bons resultados virão:

  • garantir ferramentas adequadas e suporte necessário a cada público envolvido;
  • adotar práticas para um ensino ativo e participativo;
  • transmitir todos os esforços e evidências deste trabalho às famílias.

Confira o bate-papo no qual esses 8 elementos da comunicação com famílias foram explicados um a um:

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