Planejar e estruturar uma campanha de matrículas é essencial para destacar a sua escola em meio à crescente concorrência do mercado educacional e fazer com que ela cresça a partir da fidelização de alunos(as) e famílias e da captação de novos(as) alunos(as). 

Mas, quando começar a planejar a campanha? Onde investir esforços e recursos? Como destacar os pontos fortes da minha escola? Essas são apenas algumas das perguntas feitas por gestores(as) escolares na hora de planejar uma campanha de matrículas e colocar a mão na massa. Foi pensando nisso que preparamos algumas dicas importantes para você alcançar os melhores resultados e as metas da sua instituição de ensino.

Cada escola segue um calendário para a realização do período incentivado de rematrículas e a própria campanha de matrículas. Dessa forma, não há um consenso de quando iniciar a campanha, mas é imprescindível seguir algumas etapas e começar pelo planejamento estratégico e tático para que ela tenha sucesso.

Um dos primeiros passos é conhecer bem a escola e quais são seus objetivos estratégicos para curto, médio e longo prazo. Sua missão, sua visão e seus valores também devem ser claros e explícitos para toda a comunidade escolar. Aumentar em 20% o número de estudantes em dois anos ou elevar o índice de fidelização de estudantes em três anos em x% são exemplos de objetivos estratégicos para a escola.

Nesta etapa, é importante utilizar ferramentas de planejamento estratégico como Análise Pestel e Análise Swot, que mostram os pontos fortes, as oportunidades, ameaças e fraquezas da escola. São ferramentas que ajudam a escola a olhar além do horizonte e corrigir problemas, que mostram os diferenciais da instituição de ensino e como usar isso para sair na frente da concorrência.

Para o planejamento tático, um bom começo é a criação de um cronograma de ações de toda a realização da campanha, definindo, inclusive, o papel de cada pessoa nesse trabalho (secretárias, equipes de marketing, equipe pedagógica, gestor(a) escolar, etc). A matriz RACI pode ser uma aliada nesse momento, distribuindo as responsabilidades sobre o projeto da campanha. Nesta etapa você também vai definir investimento, equipe etc.

Um passo importante para a campanha de matrículas é o planejamento financeiro da escola, não somente com relação aos investimentos em canais de marketing e publicidade, mas também com relação à precificação e à definição do número de vagas que serão disponibilizadas no ano letivo seguinte. Nesta etapa, a escola consegue fazer um estudo de sua saúde financeira e se planejar pensando em infraestrutura, insumos, tributos, inadimplência, folha de pagamento e outras questões de custos e despesas, variáveis ou fixas.

A definição da precificação das mensalidades e do número de vagas deve anteceder a abertura da campanha de matrículas e ser feita a partir da análise de alguns fatores importantes:

Para atrair ou mesmo reter alunos(as), a sua escola pode criar políticas de descontos ou programas de bolsas. Tudo precisa ser bem definido e documentado como garantia do(a) estudante e da escola para evitar conflitos ou informação ausente. 

Um dos critérios que a escola pode adotar para a aplicação de descontos é o vínculo com a escola, ou seja, estudantes com mais tempo de casa ou que tenham irmãos e outros familiares matriculados na mesma instituição de ensino. Outro exemplo de critério pode ser o cumprimento da data de vencimento da mensalidade ou antecipação dos pagamentos.

Para oferecer bolsas, você pode adotar como critério o desempenho acadêmico do(a) aluno(a), por exemplo. Para atrair novos(as) estudantes por meio de indicações, que tal criar um programa de indicação e oferecer desconto aos(às) estudantes que trouxerem outros(as) colegas para a escola?

Saber o que os(as) estudantes e famílias procuram em uma escola é fundamental para uma campanha de matrículas mais assertiva e de sucesso. Por isso, conhecer o perfil do seu público e entender os seus diferenciais como escola são passos importantes.

Para saber mais sobre o processo de escolha dos pais, você pode aplicar pesquisas com as famílias que já estão fidelizadas, o que ajudará a obter um diagnóstico sobre a escola, ou então com as novas que ainda estão conhecendo a instituição de ensino. Por meio das perguntas, busque descobrir fatores que eles consideram decisivos na hora de escolher a escola para os(as) filhos(as), como localização, preço, material didático, infraestrutura.

Com uma pesquisa NPS, você também pode avaliar o grau de satisfação das famílias e alunos(as) sobre a escola. Com a matriz SWOT, você identifica forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do mercado. 

Ao identificar o processo de escolha das famílias e outras informações obtidas nas pesquisas, confronte os resultados para descobrir seus diferenciais. Após identificá-los, aposte na divulgação deles em seus canais de comunicação e na campanha de matrículas.

Você também deve pesquisar o seu concorrente, conhecer seus pontos fortes e fraquezas e o que eles estão fazendo. 

Para fugir do senso comum na hora de traçar uma estratégia, investir em geomarketing também é importante para conhecer a sociodemografia da região onde está a instituição, descobrindo a área de influência da escola e a localização dos atuais e potenciais clientes (potencial de mercado).

Lembra que mencionamos sobre a importância de conhecer bem o(a) cliente e seus hábitos de consumo? Descobrir  em quais canais de comunicação ou rede social eles estão é imprescindível para saber onde investir quando o assunto é campanha de matrículas. Também é importante conhecer bem a região de sua escola e saber qual a forma de comunicação que mais atrai as pessoas: rádio, revista, jornal, outdoor, flyer, redes sociais etc.

Pesquisas apontam que os brasileiros passam, em média, 3 horas e 42 minutos por dia conectados às redes sociais e que o Brasil é o terceiro país do mundo que mais usa páginas como Facebook e Instagram. Os dados revelam a importância da presença da escola nas redes sociais quando o assunto é captar e fidelizar estudantes. Os alunos e as alunas de sua escola e até seus familiares também estão consumindo informações e conteúdos dentro dessas plataformas.

A presença da escola no ambiente digital não pode ficar restrita apenas ao período de matrículas: o planejamento de conteúdo para redes sociais, site e campanhas de e-mail marketing deve ser constante e acontecer o ano todo para divulgar a escola e ajudar na construção de sua imagem e reputação perante a comunidade escolar.

Sobre o site de sua escola, ele precisa ter, de fácil acesso, algumas informações que as famílias procuram:

Como escolher os demais canais de distribuição da sua campanha? Em outro momento, aqui neste guia, falamos sobre a importância de conhecer o seu público e saber como ele consome informação e conteúdo na região onde a escola está inserida. São as redes sociais, a rádio local ou um site de notícias? Conhecer o perfil dos seus clientes é um dos primeiros fatores que ajudam a definir os canais de comunicação. 

Outro fator decisório é o alcance, ou seja, número de pessoas que serão impactadas com a publicidade da sua escola. Por isso, avalie se apenas um canal é o ideal para mostrar que o período de matrículas está aberto e quais os diferenciais da instituição de ensino. Pense que um outdoor na entrada da cidade divulga amplamente a sua escola, reforça a marca e causa impacto imediato para todos(as) que olham, sem distinguir o público. Ao mesmo tempo, por exemplo, há na sua cidade uma rádio de grande audiência local que atinge os seus clientes potenciais e que pode veicular um conteúdo mais robusto, que mostre os diferenciais. Sem contar as redes sociais, que ajudam a divulgar a escola durante todo o ano.

O terceiro fator é o conteúdo que se quer transmitir e o espaço que ele ocupa em cada veículo ou plataforma de comunicação.

A primeira impressão é a que fica. A afirmativa pode não ser totalmente correta, mas faz muito sentido quando falamos sobre a qualidade do atendimento. Um telefonema, uma mensagem pelas redes sociais ou WhatsApp da escola, uma visita são geralmente formas de primeiro contato das famílias com a instituição de ensino. Prestar a atenção nesse momento é muito importante para conquistar novas matrículas.

​Uma equipe bem treinada e preparada sobre a história da escola e seus diferenciais faz toda a diferença. Todos(as) devem estar alinhados(as) sobre a missão, visão, valores e objetivos da escola com relação às metas de retenção e captação de matrículas, independentemente do cargo. Desenvolva os(as) funcionários(as), realize treinamentos e workshops. 

O percurso das famílias durante a visita à escola é de extrema importância para a admissão de novos(as) estudantes. Por isso, monte um roteiro considerando o tempo e todos os interessados: pais, mães, responsáveis e também os(as) estudantes. Isso porque alunos(as) do Ensino Fundamental – Anos Finais e do Ensino Médio tendem a ter poder de decisão sobre a escola que querem estudar. Ah, com relação ao tempo de tour, a sugestão é que ele não ultrapasse 30 minutos, já que o tempo da família pode ser curto, e otimizá-lo será bastante importante.  

Para melhor receber as famílias, você pode destinar um espaço na escola para criar uma sala de matrículas. No local, o atendimento terá mais privacidade e silêncio, sem contar que é na sala de matrículas que os pais ou responsáveis podem tomar a decisão de efetivar ou não a matrícula dos(as) filhos(as). Por isso, equipe a sala de matrículas com documentos, contratos prontos e informativos, garantindo agilidade e rapidez na hora do cadastro e matrícula escolar. Também deixe na sala de matrículas folders, brindes e o próprio material didático que a escola utiliza. Deixe um Chromebook disponível para que a família navegue pela plataforma de ensino e conheça os diferenciais que ela tem. 

A Geekie apoia as escolas parceiras com três programas de marketing desenvolvidos: Raio-X, Na Lupa e Brilhando Juntos. As instituições de ensino podem ter acesso a análises de informações socioeconômicas, análise de concorrentes e desempenho de canais digitais para suportar decisões de investimento e estratégias de fidelização, retenção e captação de estudantes. Tudo isso por meio de atendimentos individualizados, formações e conteúdos informacionais e educativos que as escolas podem usar para a comunicação com alunos(as), famílias e professores(as).

Outro destaque dos benefícios da Geekie para as escolas parceiras é a Campanha de Matrículas, que apoia as escolas na captação e retenção de matrículas, oferecendo um enxoval de comunicação com mais de 100 peças que as instituições podem usar para potencializar a campanha. São peças para outdoor, redes sociais, banners, placas, anúncios para jornais e revistas, spot de rádio, entre outros conteúdos que podem ser utilizados impressos ou no ambiente digital para a escola divulgar seu trabalho e se diferenciar da concorrência.

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